YouGile —  программа, которая помогает эффективно распределять поток задач между сотрудниками и отслеживать результативность выполнения каждой задачи. 
Ее можно скачать себе на компьютер или на телефон, чтобы было удобно работать! см. ссылку: https://ru.yougile.com/download 
В данной инструкции рассмотрим ключевые вопросы: как работать в этой программе эффективно. Погнали!
Как работать с задачами:
** Рисунок  - Процесс “Выполнение задачи” 
Как вы успели заметить были добавлена работа со статусами. Рассмотрим же какие бывают статусы и как с ними работать.**

2 Работа со статусами:

В настоящее время начинаем пользоваться стикером “Статусы”.
Какие у нас есть ключевые статусы:
Активно команда пользуется 2 статусами.

• В работе (Когда была выставлена задача, Вы спросили все вопросы, Вы меняете статус: “В работе”, это означает, что счетчик времени на выполнение задачи начал свой ход).
• На проверке (Если вы выполнили задачу, вы можете изменить статус: “На проверке”, счетчик времени остановится).

Любая смена статуса влечет за собой комментарий со стороны того, кто меняет статус  с уведомлением об этом постановщика задач.
Например, вам прилетела задача, все понятно и вы взяли ее в работу. Напишите:

• “Задача ясна, взял в работу, меняю статус”.

Например, вы закончили выполнять задачу:

• “Задачу выполнил, но седьмой пункт не получился, меняю статус “на проверке”.
• Задачу выполнил полностью, можно проверять, статус поменял.

Уведомлять постановщика задачи нужно с @.
Перечень статусов:
**
Рисунок - Какие бывают статусы
Статусы управленческие - начинаются через # и на синем фоне. Их участники команды не выставляют, но важно понимать что они значат:**

1. “План” - задача выставлена, планируется ее выполнение.
2. "Согласование" — задача висит у клиента. 
3. "Обсуждение" — требуется созвон, внутреннее обсуждение. До этого обсуждения работ над задачей поставлена на паузу;
4. "Пауза" — работа завершена, отправляем сообщение с упоминанием для дальнейшей проверки;
5.  “Выставить" — статус руководителя для постановки следующей задачи;
6. "Продумать" — статус руководителя для проработки реализации задачи;
7.  “Выставить" — статус руководителя для постановки следующей задачи;

Когда стоит статус “Согласование” или “На проверке” необходимо не забывать спрашивать о ходе согласования.
Если у вас есть старые задачи, нужно написать об этом, уведомив через @ постановщика задачи.
Например:
**
Рисунок - Пример “Как спрашивать о задаче”
Таким образом, 1. Необходимо менять статус, когда вы берете задачу в работу или ставите задачу на проверку, 
2. Писать об этом в чате задачи и уведомлять постановщика задачи 
3. Периодически спрашивать о том, где сейчас задача, как она поживает, даже когда она на этапе согласования или на этапе проверки, и если срок просрочен, а она не закрыта.
4. Провести ревизию своих задач, если выставлены старые дедлайны, необходимо написать об этом упоминая Азата и Александра через @.**

3 Работа с приоритетами и дедлайнами:

Приоритеты - еще одно нововведение, которым мы будем пользоваться. Все задачи все важны при выполнении. Однако некоторые задачи могут быть важнее, чем другие. Поэтому важно сосредоточиться на задачах с особо высоким приоритетом, а также при ограниченном количестве времени делать их в первую очередь.
Какие бывают приоритеты?
critical — задача критически важна и требует первоочередного выполнения.
major — задача важна, но не настолько важной, как critical.
normal - любая задача без стикер.
low — задача может подождать выполнения других задач,.
Они отражены на рисунке 2.
**
Рисунок 2 - Пример отражения приоритетов
У некоторых задач может не стоять приоритет (см. рисунок 3).

Рисунок 3 - Пример отражения приоритетов
Таким образом, все задачи важны. Если не успеваете выполнить любую задачу, необходимо предупредить об этом заранее, указав причину. Проактивность и открытость — ключ к успеху.**

4 Как повысить удобство при работе в YouGile 

Работа с настройками списка

При выполнении задач, возможно, вам становится неудобно смотреть на последние сообщения. Для того, чтобы отобразить сообщения только те, в которых вы стоите исполнителем, необходимо нажать кнопку “настройки списка” в правом верхнем углу чата. 
****

Далее необходимо убрать галочку с “Чаты на которые вы не подписаны”. Также можно для удобства нажать галочку на “Непрочитанные сообщения всегда вверху”. Это позволит сразу видеть актуальную информацию по задачам.
**
Рисунок - Пример отражения приоритетов
Таким образом, для удобства можно включить только те сообщения, на которые вы подписаны (являетесь исполнителем или участником), а также видеть сообщения сверху чата. Данные рекомендации не обязательны, ведь это вопрос удобства. Поэкспериментируйте и делайте как вам нравится!**

Работа с списками задач

Еще одним удобством является составление списков задач. Когда задач становится слишком много, тяжело ориентироваться в тех задачах, которые нужно выполнить и в тех, которые пока заморожены или находятся на согласовании. Для облегчения деления задач “в работе” и “на проверке” можно создать списки задач.
Для этого необходимо нажать на синюю кнопку “Добавить список” и ввести название списка, который вы хотите создать.
**

Рисунок - Как добавить список задач
Таким образом, можно создавать списки задач для задач в процессе выполнения и задач “заморожены” См. пример ниже..

Рисунок - Пример “Как назвать списки задач”**

5 Коммуникация

**
Какие вопросы можно задавать? Какие нельзя? Если срочный вопрос, что нужно делать? и другие вопросы могут возникнуть. Давайте ответим на основные из них.**

1. Что делать со срочными вопросами?

Ответ:
Если у вас возник срочный вопрос, который препятствует выполнению той или иной задачи, на который вы не можете дать ответ самостоятельно, либо вы хотите посоветоваться о процессе выполнения задачи, то необходимо через собачку обратиться к постановщику задачи, используя @.
Если вопрос очень срочный, нужен ответ в течение часа, необходимо продублировать его в Телеграмм в общем чате Elemenents Group, отправив ссылку на задачу, в которой возник вопрос и через @ указать постановщика и Александра.  

****

2. Как проще всего объяснить и показать то, что не понимаете?

Ответ: 
Проще всего записать видео. Можно записать видео и отправить его сразу же в нужный чат - в приложении есть соответствующая функция.
****

Что еще важно помнить

1. Вопросы задавать нужно. Плохих вопросов не бывает.
2. Предупреждать заранее, если вы не можете выйти в смену. 
3. Находиться в рабочее время на рабочем месте очень важно.Или ставить паузу.
4. Задачи нужно выполнять не только быстро, но и качественно. У нас есть все инструменты для того, чтобы сделать это эффективно. Если какие-то задачи можно упростить с помощью ChatGPT, не стесняйтесь использовать его. Это отличный помощник для автоматизации рутинных процессов, генерации идей или быстрой обработки информации.

6 Как работать с Телеграм

В Телеграме нужно фиксировать следующее: в какое время вы начали работать, какой у вас план задач, отчет работы за день, сколько поработали, в какое время вы завершаете работу и план по времени работы на следующий день. Это важно с точки зрения того, чтобы понимать какие задачи в работе, а какие нет. Сколько времени уходит на ту или иную задачу. В каких процессах есть ошибки. Очень важно!

Как работать с Телеграмм

Вы пришли на работу.

1. Сначала написать #рдначат и указать время в какое вы начали работать. Время не должно отличаться более чем на 15-20 минут от указанного вчера.
2. Написать #пландня и указать планируемое время работы и планируемые задачи.

**
Рисунок - Начало рабочего дня и План дня** 

3. В случае, если вы куда-то уходите, указывать паузу. 

**
Рисунок - Паузы в течение рабочего дня
Вы завершили замечательный рабочий день.**

4. указать #рдзакончен, указав время завершения работы
5. Именно ответом на сообщение о плане задач на день нужно написать #отчетдня:

а. написать фактически сколько вы отработали 
б. указать время на каждую задачу. 
в. указать план по времени на следующий день
Если выполнять задачи последовательно и отписываться о ходе их выполнения в чате yougile, то это легко проследить. Поэтому не забывайте писать после выполнения задачи, что вы ее завершили, а также обновлять статус задачи “На проверке”.
Как выглядит отчёт дня (см. картинку ниже).
**
Рисунок - Завершение рабочего дня
У Вас возникла проблема, которая препятствует выполнению задачи? Напишите об этом и укажите специальный хэштег:

Рисунок - Проблемы
О чем важно помнить:**

1. фиксировать начало и конец дня
2. фиксировать паузы, если они есть
3. именно ответом на план дня, писать о отчете дня #отчетдня

7 Постановка задач

- Выставление задач. Иногда нужно будет ставить задачи. Вам нужно уметь это делать. 

1. Нужно перейти в окошко слева в “Проекты”.

****

2. Найти необходимый проект.

**3) У нас есть два окошка основных - Клиентские проекты и Разные проекты (партнерские и прочие). Важно понимать разницу между ними.

4) Выбираем нужный проект и выставляем задачу “Добавить задачу”

5) Заполнить необходимые поля: ответственный, дедлайн и статус. 6) Вы молодцы! **

8 Идеи

Если у вас возникли идеи, то смело пишите об этом здесь: https://ru.yougile.com/team/db4002aa7ad2/#0OF-242 
Конец - Вы большой молодец, что дочитали до этого момента! Хорошего Вам дня!